Wat gebeurt er met de berekeningen wanneer verlofaanvragen elkaar overlappen of als je ziek bent terwijl je ook ouderschapsverlof hebt ingepland? Dit artikel laat zien welke rekenregels Step2HR hiervoor hanteert.

Soorten verlofuren

Een medewerker kan beschikken over verschillende soorten verlofuren. Denk aan het aantal verlofuren dat overeengekomen is met de werkgever, opgebouwde ATV uren, overuren en ouderschapsverlof.

Binnen Step2HR kan de HR beheerder van de organisatie verschillende verlofsoorten aanmaken en deze een naam geven. Bij iedere verlofsoort kan ingesteld worden wat de invloed is op het verlof waar iemand recht op heeft. Door verlofaanvragen in de digitale kalender van Step2HR in te vullen kan de aanwezigheid en afwezigheid van medewerkers worden bijgehouden en kan Step2HR automatisch berekenen hoeveel uren verlof iemand heeft opgebouwd en verbruikt. Merk op dat we gemakshalve "ziekte" en "overuren toevoegen" ook aanduiden als verlofaanvragen. Ze worden op precies dezelfde wijze ingevoerd als de overige verlofsoorten.

Per verlofsoort kan de HR beheerder van de organisatie aangeven wie die verlofsoort mag aanvragen (medewerker, leidinggevende en / of HR afdeling) en wie de verlofaanvraag kan goedkeuren (leidinggevende en/of HR afdeling).

Wettelijk en bovenwettelijk verlof

Iedere medewerker heeft recht op wettelijk verlof. Het wettelijke verlof per jaar is gelijk aan 4x het aantal contracturen. Bovenwettelijk verlof is verlof dat iemand krijgt bovenop het wettelijke verlof. Bijvoorbeeld, iemand heeft een contract voor 40 uur per week en krijgt 200 uur verlof per jaar. Dan heeft hij of zij 160 uren wettelijk verlof en 40 uren bovenwettelijk verlof.

De regelgeving maakt onderscheid tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof. Wettelijk verlof dient opgenomen te worden in het jaar dat het opgebouwd is of in de 6 maanden van het jaar erop en het komt anders te vervallen. Bovenwettelijk verlof kan tot vijf jaar opgenomen worden, vanaf het jaar dat het opgebouwd is.

Step2HR maakt voor ieder jaar potjes aan die bijhouden hoeveel wettelijk en bovenwettelijk verlof medewerkers hebben opgebouwd en opgenomen. Wanneer een medewerker verlof opneemt, haalt Step2HR dat uit het potje met verlof dat als eerste zou komen te vervallen. Daarmee wordt zo goed als mogelijk is voorkomen dat verlof onnodig komt te vervallen. Daarnaast kan de HR beheerder instellen dat vervallen wettelijk verlof automatisch wordt toegevoegd aan het opgebouwde bovenwettelijk verlof.

Voor iedere medewerker kan een werkrooster worden ingesteld. Verlof wordt alleen in mindering gebracht voor uren waarop de medewerker is ingeroosterd. Stel iemand is ingeroosterd van maandag tot en met vrijdag van 8:30 tot 17:00 met 30 minuten pauze en hij neemt op een donderdag verlof van 15:00 tot 19:00, dan worden hem 2 uren verlof (van 15:00 to 17:00) in rekening gebracht en geen verlofuren na 17:00 (want daarna was hij niet ingeroosterd). Ook wanneer iemand verlofaanvragen doet die elkaar (deels) overlappen in de tijd, dan wordt het aangevraagde verlof maar 1 keer in rekening gebracht.

ATV uren

Wanneer iemand bijvoorbeeld een contract heeft voor 36 uren per week en voor 40 uren per week is ingeroosterd, dan bouwt hij/zij iedere week 4 uren ATV op. Step2HR geeft in het verlofoverzicht aan hoeveel ATV iemand tot dit moment in het jaar heeft opgebouwd, hoeveel ATV is opgenomen, wat het huidige saldo is en welke de prognose is van het saldo op 31 december.

De medewerker kan ATV opnemen door hiervoor een verlofaanvraag in de kalender te zetten. De HR beheerder kan instellen of het saldo ATV uren op 31 december wordt meegenomen naar het volgende jaar, of dat deze komt te vervallen.

Tevens kan de HR beheerder instellen of ziekte en opgenomen ouderschapsverlof in mindering worden gebracht in het aantal op te bouwen ATV uren. Dit gebeurt op weekbasis. Dus wanneer iemand uit bovenstaand voorbeeld een volle dag ziek is, dan worden die week geen ATV uren opgebouwd.

Ouderschapsverlof

Step2HR houdt het ouderschapsverlof per kind bij voor maximaal 4 kinderen. Per kind kan het totaal aantal uren worden aangegeven waarop de medewerker recht heeft op betaald en onbetaald ouderschapsverlof. Bij betaald ouderschapsverlof bouwt de medewerker tijdens het verlof vakantiedagen op, bij onbetaald ouderschapsverlof is dit niet het geval.

Er zijn in de praktijk meer verschillen tussen betaald en onbetaald ouderschapsverlof, maar Step2HR houdt hier geen rekening mee. Dit omdat het recht op ouderschapsverlof sterk afhangt van de persoonlijke situatie en van onderlinge afspraken die gemaakt zijn met de werkgever. Het is aan de HR beheerder om, indien nodig, handmatige aanpassingen te maken aan het saldo, bijvoorbeeld wanneer betaald ouderschap is komen te vervallen.

Wanneer ouderschapsverlof wordt opgenomen voor een specifiek kind, dat zal dit als eerste worden verrekend met het toegekende betaalde ouderschapsverlof. Wanneer het betaalde ouderschapsverlof verbruikt is, dan wordt het verrekend met het onbetaald ouderschapsverlof. Wanneer ouderschapsverlof wordt opgenomen, kan het zijn dat geen ATV opgebouwd wordt (zie hierboven). Wanneer iemand gelijktijdig ziek is en tevens ouderschapverlof opneemt, dan wordt het ouderschapsverlof wel afgeboekt (zie verderop bij Ziekte).

Overuren

De HR beheerder kan instellen het opvoeren van overuren is toegestaan en wie het recht heeft om deze verlofsoort in te dienen en goed te keuren. De HR beheerder stelt tevens in hoeveel overuren maximaal naar het volgende jaar kunnen worden meegenomen.

Opgevoerde overuren worden enkel berekend over die momenten dat een medewerker niet is ingeroosterd. Dus als bijvoorbeeld een medewerker is ingeroosterd van 8:00 tot 17:00, en overuren worden aangevraagd van 15:00 tot 20:00, dan tellen alleen de uren van na 17:00 uur. Uiteraard geldt ook dat overuren opgenomen buiten de ingeroosterde werktijden niet meetellen.

Ziekte

Binnen Step2HR is ziekte een bijzondere verlofsoort. Ziekte-uren worden alleen berekend over uren dat iemand ingeroosterd is. Wanneer iemand ziek is en op hetzelfde moment ook verlof heeft ingepland, dan wordt het aantal opgenomen verlofuren verminderd met de ziekte-uren. Hier is één uitzondering op: ziekte wordt niet in mindering gebracht op ouderschapsverlof dat reeds ingepland is. Mocht dit laatste niet overeenkomen met hetgeen tussen medewerker en organisatie is afgesproken, dan kan de medewerker in voorkomende gevallen de leidinggevende of HR afdeling te vragen om het ingeplande ouderschapsverlof af te wijzen.

Meer verlof opnemen dan dat je hebt?

Het kan zijn dat van een of meerdere verlofsoorten in een jaar te veel verlof wordt opgenomen en daardoor het saldo van die verlofsoort negatief wordt. Het is aan de persoon die uiteindelijk de verlofaanvraag goedkeurt / afwijst om te beoordelen of een negatief saldo is toegestaan. Bijvoorbeeld omdat de medewerker hier samen met de organisatie afspraken over heeft gemaakt.

Verlof zonder precies tijdstip

Uit het bovenstaande blijkt dat Step2HR er rekening mee houdt wanneer verlofaanvragen elkaar in de tijd overlappen. Echter, de HR beheerder kan instellen dat bij verlofaanvragen niet de start- en eindtijd worden ingevoerd maar enkel het aantal uren. Bij deze instelling kan Step2HR niet beoordelen of verschillende aanvragen elkaar overlappen. Het is bij deze instelling de verantwoordelijkheid van de persoon de verlofaanvraag beoordeelt of de verlofaanvragen en de verwerking van deze door Step2HR de realiteit juist weergeven.