Er zijn verschillende redenen waarom het nuttig kan zijn om de opleidingen van medewerkers in de organisatie te registreren. Om te kunnen aantonen dat voldaan wordt aan wettelijke eisen of aan eisen vastgelegd in kwaliteitssystemen. Om snel inzicht te hebben welke medewerkers bepaalde werkzaamheden kunnen uitvoeren. Of om het vormingsbeleid van de organisatie te kunnen volgen en sturen.

Deze blog beschrijft het Learning Management Systeem (LMS) van Step2HR. In het vervolg bedoelen we met het woord "opleidingen" zowel beroepsopleidingen en/of cursussen en trainingen, al naar gelang van de context. Step2HR bevat moderne LMS functionaliteiten, waaronder:

• Registratie en validatie van opleidingen
• Beoordeling van trainingen door medewerkers
• Opleidingsovereenkomsten
• Automatische signaleringen
• Rapporages

Registratie en validatie van opleidingen

Opleidingen van medewerkers kunnen eenvoudig in bulk worden ingelezen vanuit een Excel spreadsheet. Daarnaast kunnen opleidingen handmatig ingevoerd worden door daartoe geautoriseerde personen en door de medewerkers zelf. Daarnaast kunnen ingescande diploma's en certificaten ge-upload worden.

Het invoeren van een opleiding is eenvoudig door op de knop "Opleiding / training toevoegen te klikken". Hier verschijnt een scherm waarin de opleiding kan worden ingevoerd. Wanneer een einddatum is ingevuld, signaleert Step2HR tijdig (zie verderop) wanneer een certificaat op het punt staat te vervallen. Via het vakje "Diploma / certificaat geverifieerd" kan een geautoriseerd persoon aanvinken dat het ingescande diploma of certificaat op echtheid is gecontroleerd.

Omdat medewerkers hun eigen opleidingen kunnen invoeren, is het belangrijk dat dit op een consistente wijze gebeurt en dat enkel opleidingen ingevoerd kunnen worden die daadwerkelijk relevant zijn voor de organisatie. Hiertoe stelt de beheerder vast welke opleidingescategorieën er zijn (bijvoorbeeld Management, Techniek, Administratief) en welke beroepsopleidingen en trainingen worden geaccepteerd. Het niveau van een opleidingen kan worden aangegeven met LBO,MBO, HBO of WO. Daarnaast kan ook gebruik gemaakt worden van in de EU gestandaardiseerde classificaties welke voor Nederland zijn opgesteld door NLQF met niveau's NLQF 1 t/m NLQF 8.

Bij iedere training kan tevens worden aangegeven hoeveel weken vooraf Step2HR waarschuwt dat een certificaat gaat vervallen.

Beoordeling van trainingen door medewerkers

Vaak komt het voor dat binnen een organisatie medewerkers in de loop der tijd gelijksoortige trainingen of cursussen volgen bij één of meerdere leveranciers. Door medewerkers gevolgde trainingen te laten beoordelen, wordt inzicht verkregen welke leverancier de beste training biedt en daarmee wellicht de voorkeur verdient.

Opleidingsovereenkomsten

Met Step2HR kunt u opleidingsovereenkomsten opstellen en de voortgang volgen. De overeenkomst bevat informatie bijvoorbeeld over de opleiding zelf, de kosten en hoeveel tijd de medewerker privé bijdraagt aan de opleiding. Via accorderingen kunnen de medewerker, leidinggevende en HRM afdeling de opleidingsovereenkomst goedkeuren.

Automatische signaleringen

Step2HR signaleert automatisch wanneer een certicaat gaat vervallen. Per training kan worden ingesteld hoeveel weken van te voren melding wordt gemaakt van het vervallen van een certificaat. Het dashboard in Step2HR toont of er meldingen zijn en eenvoudig kan worden doorgeklikt naar een overzicht van alle voor de gebruiker relevante meldingen. Voor iedere soort kan ingesteld worden of deze tevens per email verzonden wordt.

Rapporages

Een uitgebreide set rapportages geven snel en helder inzicht in verschillende aspecten omtrent Opleiding & Training in uw organisatie.